Persetujuan Transaksi Lebih Mudah Dengan Accurate Online
Pertumbuhan itu adalah hal bagus untuk bisnis Anda, tetapi lebih banyak ‘tangan’ yang ikut campur juga bisa berarti lebih banyak celah untuk kesalahan.
Bayangkan, Anda adalah pemilik bisnis yang baru saja menerima panggilan telepon dari pelanggan yang komplain dikarenakan kesalahan dalam pesanan penjualan. Saat memverifikasi pesanan tersebut, Anda menyadari bahwa karyawan yang mengelola pesanan memasukkan jumlah yang salah.
Masalah ini bisa dihilangkan jika ada alur kerja persetujuan secara realtime bagi Anda untuk meninjau pesanan penjualan sebelum dikirim keluar.
Jika Anda pernah berada dalam situasi seperti ini sebelumnya dan mencari solusi, Accurate Online datang dengan kabar baik. Dengan fitur Approval atau yang disebut Persetujuan Transaksi, memungkinkan Anda memverifikasi dan menyetujui transaksi yang dibuat oleh Anda atau karyawan Anda.
Mengapa Harus Mengaktifkan Fitur Approval Pada Accurate Online?
Jika Anda adalah pemilik bisnis dengan banyak karyawan yang semuanya melakukan transaksi, kemungkinan salah satu karyawan melakukan kesalahan dalam transaksi adalah sangat besar. Mudah bagi karyawan lain untuk mengabaikan kesalahan yang terjadi karena mereka fokus pada transaksi mereka sendiri. Tanpa langkah verifikasi, kesalahan akan masuk dalam catatan keuangan dan Anda akan kesulitan menemukan menganalisa hal tersebut. Mengirimkan data yang salah juga bisa berdampak buruk pada Anda dan memengaruhi hubungan Anda dengan pelanggan.
Dengan fitur Approval yang diaktifkan, jika karyawan Anda melakukan transaksi maka akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk persetujuan Anda selaku pemegang otoritas. Pengguna lain yang memiliki akses persetujuan dapat memverifikasi transaksi dan mengeditnya jika diperlukan sebelum persetujuan, hal ini untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.
Bagaimana Saya Memulai Untuk Menggunakan Fitur Ini?
Sebagai ilustrasi, misalkan Anda ingin ada bagian produksi yang hanya bisa mengajukan permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian, proses pada Accurate Online adalah sebagai berikut:
1. Membuat pengguna baru untuk bagian produksi dengan hak sebagai operator / Pengguna melalui fitur Tambah Pengguna
2. Memberikan hak kepada bagian produksi untuk dapat membuat permintaan pembelian dan penerimaan barang melalui fitur Akses Grup yang ada di menu Pengaturan. Centang pada bagian yang Anda anggap perlu dilakukan karyawan Anda. Disini sebagai contoh nama karyawan adalah ‘Sumardi’
3. Membuat pengguna yang berhak mengotorisasi permintaan pembelian dari bagian produksi melalui fitur Penyetuju Transaksi yang berada di menu Pengaturan, lalu klik simpan.
4. Sumardi (karyawan Anda) dapat membuat permintaan pembelian melalui login yang telah dimiliki, kemudian pada saat klik Simpan, pilih Ajukan Persetujuan. Sehingga hasil dari transaksi tersebut seperti pada gambar di bawah ini.
5. Untuk menyetujui atau menolak transaksi permintaan pembelian yang telah diajukan, Anda dapat login menggunakan ID pengguna Accurate Online yang telah diberi hak otorisasi pada saat membuat Penyetuju Transaksi.
Selanjutnya klik menu Perusahaan lalu pilih opsi Persetujuan (Approval) dan akan muncul transaksi-transaksi yang dimintakan persetujuannya kepada Anda. Anda dapat memilih Setuju, Tolak, atau bisa juga mengosongkan jika kondisinya masih dalam pertimbangan. Selanjutnya klik Proses untuk mengeksekusi.
Lalu, Apa Manfaatnya?
Akurasi Meningkat
Karena transaksi pembelian dan penjualan dikirim dengan persetujuan, dengan Accurate Online Anda dapat menghilangkan risiko memproses transaksi yang salah dan mengirimkannya kepada pelanggan Anda. Pengguna yang telah diberi otorisasi harus memvalidasi setiap transaksi penjualan atau pembelian yang dicatat dalam akun Anda. Hal ini juga otomatis memberikan Anda pamahaman yang lebih baik untuk menangkal praktik penipuan dan penggelapan dalam perusahaan Anda
Peningkatan efisiensi
Ketika transaksi dikirim untuk persetujuan, pengguna dengan akses persetujuan mendapat notifikasi dalam aplikasi Accurate Online, memberitahukan mereka bahwa ada transaksi yang menunggu. Tidak perlu untuk panggilan telepon atau email, hal ini membuat segalanya lebih mudah bagi semua pihak. Yang perlu dilakukan oleh pemberi persetujuan adalah masuk, memverifikasi, dan menyetujui.
Peningkatan produktivitas
Sebagai aplikasi akuntansi online yang sudah banyak membantu jutaan UKM dan juga perusahaan multinasional, Accurate Online percaya bahwa produktivitas perusahaan bisa meningkat dengan menggunakan alat yang tepat. Ketika Anda tidak membuang waktu untuk klarifikasi, Anda dapat melakukan lebih banyak transaksi. Buat transaksi, kirimkan untuk persetujuan, dan lanjutkan. Biarkan Accurate Online membantu Anda dalam mengembangkan bisnis Anda.
Anda juga bisa membaca artikel menarik lainnya dibawah ini :
- Proses Rekonsiliasi Bank Dengan Accurate Online
- Panduan Melakukan Stock Opname Melalui Accurate Online
- Mengelola Komponen Upah Karyawan Dengan Accurate Online
- Mempelajari Konvensi dan Konsep Akuntansi Secara Sederhana
- Pesanan Pembelian: Mengapa Semua Bisnis Membutuhkannya?
- Pentingnya Hitung Hutang Piutang Dalam Sebuah Bisnis
- Menjadikan Accurate Online Sebagai Pengingat Hutang Piutang Bisnis Anda