6 Tips Cerdas Agar Faktur Penjualan Dibayar Tepat Waktu

Piutang usaha dapat menjadi bagian yang indah dari proses penjualan Anda. Seorang pelanggan berkomitmen untuk bekerja sama dengan Anda dalam menyediakan layanan atau produk, kemudian pelanggan memiliki  waktu 30 hari untuk membayarnya. Kedengarannya memang tidak ada masalah bukan?

Seperti yang mungkin Anda ketahui, mengumpulkan piutang tepat waktu adalah salah satu komponen kunci dari arus kas yang sehat untuk pengembangan bisnis Anda. Jika Anda kesulitan dalam melakukan penagihan kepada pelanggan Anda, ada kemungkinan arus kas Anda akan terganggu dan menyebabkan masalah yang lebih serius, misalnya gaji karyawan Anda akan diundur.

Untuk tetap menjaga bisnis sekaligus memuaskan pelanggan Anda, berikut adalah 7 tips ramah yang benar-benar akan membuat Anda dibayar tepat waktu atau mungkin lebih cepat dan memberikan profit pada  bisnis Anda.

1. Menyimpan Faktur Penjualan & Mencatat Waktu Jatuh Tempo Pembayaran

Berapa banyak klien yang memiliki tenggat pembayaran 90 hari? Apakah Anda memiliki nomor kontak dan email untuk masing-masing pelanggan tersebut? Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang di mana uang Anda berada, Anda perlu mencatat nama dan berapa lama hutang ini jatuh tempo sesuai faktur penjualan yang Anda buat. Lalu Anda bisa  menambahkan kolom untuk memasukkan informasi mendetail dari kontak dari klien Anda.

Jadwal ini akan menjadi panduan Anda saat mencoba mengumpulkan piutang Anda. Jika Anda menggunakan Accurate Online, Anda bisa memeriksa laporan piutang dengan mendetail pada bagian laporan, lalu pilih opsi piutang dan pilih opsi “faktur belum lunas”.

2. The Power of a Follow Up

Setelah tenggat habis, saatnya untuk mulai menghubungi pelanggan Anda. Cek satu per satu data pelanggan Anda dan kirim email atau hubungi mereka secara langsung.  Catat juga setiap kemajuan dan hasil dari tindakan Anda. Misalnya, jika mengirim email pada pelanggan Anda, namun dia sedang berlibur dan memberi janji untuk menghubunginya pada tanggal tertentu , maka catat tanggal tersebut.

Terus melakukan panggilan atau email dengan pelanggan Anda sampai Anda menerima tanggapan atau kepastian. Berikut adalah jadwal tindak lanjut dasar untuk digunakan:

  • Hari 1: Follow up pertama(+2)
  • Hari 3: Follow up ke dua (+4)
  • Hari 7: Follow up (+7)
  • Hari 14: Follow up (+14)
  • Hari 28: Follow up (+30)
  • Hari 58: Follow up (+30)
    … (Seterusnya dengan interval sebulan sekali).

* “(+ Nomor)” berarti jumlah hari untuk menunggu sampai Anda harus melakukan follow up lagi.

3. Melakukan Riset

Jika nomor telepon pelanggan Anda tidak bisa dihubungi atau email yang Anda kirimi pesan tidak pernah membalas, saatnya kekuatan internet membantu Anda untuk tahu bagaimana cara menghubungi mereka.

Saat mencari nama klien atau perusahaan, buka Google dan cari situs web perusahaan terkait. Biasanya, mereka memiliki bagian “Contact Us” atau “Hubungi Kami” dengan nomor telepon atau email. Atau, Anda bisa mengakses LinkedIn untuk mencari nama perusahaan atau nama klien dalam bagian pencarian lanjutan. Sebagian besar profesional memasukkan informasi kontak secara langsung seperti email dan nomor telepon pada profil mereka.

4. Berikan Opsi Cara Pembayaran yang Berbeda

Baiklah, Anda sudah menemukan informasi kontak, dan Anda sudah menelepon pelanggan Anda. Tetapi mereka memberi tahu Anda bahwa mereka tidak dapat lagi membayar dengan tunai atau bahwa mereka hanya akan membayar dengan kartu kredit. Pastikan Anda memiliki rencana yang bisa menawarkan opsi pembayaran yang berbeda.

Misalnya, Anda bisa merekomendasikan pembayaran melalui virtual account untuk faktur penjualan tersebut sehingga mereka dapat melakukan pembayaran mereka. Buatlah cara termudah dalam opsi pembayaran kepada pelanggan Anda, dengan begitu tidak ada lagi alasan bagi mereka untuk menunda pembayaran.

5. Persingkat Ketentuan Tenggat Kredit Anda

Saat melakukan penjualan dengan pelanggan, Anda berhak menawarkan persyaratan pembayaran secara kredit jika pelanggan Anda tidak membayar Anda secara penuh. Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menawarkan mereka pembayaran 60 hari, 40-, 30- atau bahkan 15 hari pembayaran. Untuk pengguna Accurate Online Anda dapat menikmati fitur tersebut pada opsi penerimaan penjualan

Jika Anda mempersingkat persyaratan kredit Anda, Anda  dapat membebankan denda keterlambatan atau menawarkan diskon jika melakukan pembayaran lebih awal, seperti memberikan potongan 2% “jika dibayar dalam waktu 10 hari” misalnya. Cari tahu tenggat waktu apa yang paling cocok untuk Anda dan pelanggan Anda. Perlu diperhatikan, jika Anda memperpendek jangka waktu kredit Anda, Anda akan dapat mengumpulkan kas Anda jauh lebih cepat dari yang diharapkan.

6. Buat Pelanggan Anda Bahagia

Pelanggan yang bahagia akan selalu membayar tagihan tepat waktu. Jika Anda menghabiskan waktu untuk menawarkan dan memberikan layanan yang sangat baik, ada peluang yang lebih tinggi bagi pelanggan Anda untuk memiliki komitmen pada pembayaran yang tepat waktu.

Anda bahkan dapat melakukan sedikit hal yang memorable seperti mengirimkan cupcake kepada pelanggan terbaik Anda sebagai cara untuk berterima kasih kepada mereka karena telah menjadi klien setia Anda. Apa pun itu! Membuat pelanggan Anda tersenyum akan menjadi bonus tambahan ketika Anda mulai melihat tagihan atas semua faktur Anda dibayar tepat waktu.

Kembangkan Bisnis Anda Dengan Tata Kelola Piutang Yang Benar

Menagih pembayaran kepada pelanggan merupakan hal yang harus Anda lakukan jika ingin bisnis Anda tetap ada. Memantau proses dari setiap tagihan yang ada juga merupakan hal yang amat penting untuk membangun komunikasi kepada pelanggan Anda dan tentang kekurangan layanan atau barang yang Anda berikan. Kini dengan Accurate Online, Anda bisa merasakan kemudahan dengan otomatisasi pengelolaan bisnis. Accurate Online adalah aplikasi akuntansi online berbasis cloud yang mampu menyederhanakan proses operasional pengolahan piutang pada usaha Anda dengan berbagai fitur yang ada di dalamnya seperti fitur pengingat piutang atau daftar piutang yang belum dibayar dan masih banyak lagi. Jalankan bisnis Anda tanpa hambatan dengan Accurate Online sekarang juga.

Anda juga bisa membaca artikel menarik lainnya dibawah ini :