Freedom without rules doesn’t work. And communities do not work unless they are regulated by etiquette.

-Judith Martin

Beberapa Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Tjipto Atmoko (2011)

Standar Operasional Prosedur adalah merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Sailendra (2015:11)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Insani (2010:1)

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Mengapa Anda Membutuhkan  Standar Operasi Prosedur?

Beberapa pemilik bisnis kesulitan memahami mengapa Standar Operasi Prosedur atau SOP diperlukan. Mereka sudah melatih karyawan mereka jadi mengapa mereka perlu dokumen tertulis yang menguraikan prosesnya juga?

Ini seperti bertanya mengapa dokter memiliki daftar prosedur tertulis yang mereka ikuti sebelum melakukan operasi. Atau mengapa BPOM memiliki daftar prosedur tertulis tentang bagaimana restoran dapat menangani makanan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis Anda memerlukan prosedur operasi standar :

SOP Menghemat Waktu dan Biaya

Ketika tugas yang sama diselesaikan dengan berbagai cara berbeda, tentunya akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk diselesaikan. Memiliki SOP yang tepat dapat mempersingkat proses sehingga karyawan dapat mencapai lebih banyak hasil dalam waktu lebih sedikit.

SOP Memberikan Konsistensi

Memiliki SOP yang yang benar dan diterapkan secara optimal memastikan bahwa proses bisnis diselesaikan dengan cara yang benar.

SOP Meningkatkan Komunikasi

SOP membuat pekerjaan karyawan Anda lebih mudah karena mereka tidak lagi harus menebak bagaimana mereka harus melakukan pekerjaan mereka. Dan mereka tidak perlu mencoba memutar otak mereka untuk mengingat apa yang Anda katakan kepada mereka ketika mereka pertama kali dipekerjakan.

SOP Memungkinkan Anda untuk Meminta Pertanggungjawaban Karyawan Anda

Bagaimana Anda bisa mengevaluasi karyawan Anda jika Anda tidak memiliki standar tertulis? Tanpa standar yang jelas, evaluasi karyawan menjadi masalah pendapat pribadi, yang hampir tidak adil bagi setiap karyawan Anda.

SOP Menciptakan Lingkungan Kerja yang Lebih Aman

Ketika karyawan melakukan tugas yang sama dengan cara yang sama sekali berbeda, hal ini tidak hanya tidak efisien bagi bisnis Anda namun juga merupakan sesuatu yang bisa saja sangat berbahaya. Standar operasional prosedur memastikan bahwa karyawan menjalankan fungsi pekerjaan mereka dengan aman dan konsisten.

Salah satu kesalahpahaman terbesar tentang prosedur operasi standar adalah masih banyak yang mengira bahwa SOP akan menyebabkan bisnis menjadi kaku dan tidak fleksibel. Sebuah artikel di Harvard Business Review menjelaskan  bahwa standar operasional prosedur yang diciptakan dengan benar  dan dapat diikuti karyawan dengan jelas akan  membuat bisnis lebih fleksibel.

Bagaimana Cara Merancang SOP Lebih Detail?

Sekarang Anda tahu telah mengetahui standar operasional prosedur secara terperinci dan mengapa Anda membutuhkannya. Namun, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa membuat sendiri dengan detail. Standar operasional prosedur memerlukan banyak perencanaan dan persiapan sebelum Anda bahkan dapat mulai menulisnya.

Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti ketika membuat prosedur operasi standar Anda sendiri :

1. Kembangkan Daftar Proses Bisnis Anda

Untuk memulai, mintalah manajer berbicara dengan karyawan Anda tentang tugas yang mereka lakukan dalam pekerjaan mereka setiap hari. Ini akan memungkinkan mereka untuk mulai membuat daftar terperinci dari proses yang membutuhkan standar operasional prosedur.

Setelah itu, Anda dapat meninjau daftar tersebut dengan manajer Anda dan mencari cara terbaik untuk efisiensi operasional dalam setiap lini kerja. Daftar ini akan berfungsi sebagai titik awal untuk standar operasional prosedur pada bisnis Anda.

2. Rencanakan Prosesnya

Pada langkah ini, Anda perlu menentukan format untuk setiap proses kerja bisnis Anda. Apakah Anda ingin membuat panduan langkah demi langkah atau diagram alur kerja? Dari sana Anda dapat membuat rencana besarnya, buatlah tabel atau diagram untuk memudahkan Anda.

Anda juga perlu memutuskan bagaimana standar operasional prosedur Anda akan diikuti oleh karyawan Anda. Misalnya, apakah Anda akan memiliki salinan tertulis yang akan ditempelkan pada area di mana SOP tersebut akan terlihat jelas oleh semua karyawan atau memberitahukan SOP tersebut secara online.

3. Bicara dengan Karyawan

Sekarang setelah Anda memiliki daftar proses dan Anda telah membuat rencana besarnya, Anda perlu berbicara dengan karyawan Anda. Ini penting karena Anda tidak dapat sepenuhnya memahami proses kecuali Anda telah berbicara dengan orang-orang yang benar-benar melakukan itu setiap hari. Hanya berbicara dengan manajemen saja tidak cukup. Karyawan adalah kunci.

4. Tulis dan Tinjau Prosesnya

Setelah Anda berbicara dengan karyawan Anda, segera tambahkan catatan yang Anda dapat pada tabel atau diagram rencana yang Anda buat. Dari sana Anda dapat meninjau SOP Anda sekali lagi dengan karyawan dan mendapatkan masukan dari manajer Anda. Hal yang penting lainnya adalah menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas pengawasan dan pemeliharaan standar opreasional prosedur.

5. Pertahankan Prosesnya

Pekerjaan Anda belum selesai setelah prosedur operasi standar ditulis! Agar tetap relevan dan berguna, Anda harus memantau dan memperbaruinya setidaknya setahun sekali.

Prosedur operasi standar tertulis tidak hanya membuat karyawan Anda tahu bagaimana mereka seharusnya melakukan pekerjaan mereka, namun juga membuat mereka tahu mengapa mereka hal tersebut. Ketika Anda menjelaskan kepada karyawan mengapa tugas dilakukan dengan cara tertentu, mereka akan cenderung menyelesaikannya.

Prosedur operasi standar memakan waktu lama untuk dibuat pada awalnya tetapi manfaatnya akan sepadan. Dan ini akan menghemat banyak waktu dan biaya jika sudah berjalan.